個人信貸管道以及注意事項

　　◎總經理是業務出身，你該用業務角度還是技術專業向他做簡報？
　　◎我的工作性質不需要簡報？錯！求職、轉換工作都需要。
　　◎熬夜做出自信簡報，結果現場硬體出狀況……你聽過簡報場景分析嗎？

　　作者蘇書平曾任微軟資深業務應用經理，
　　和全球第四大軟體公司威睿（VMware）資深技術顧問與業務經理。

　　畢業後擔任技術工程師的他，有天突然被同事逼著上臺對客戶簡報，
　　毫無準備的他滿頭大汗、雙腳發抖，結果當然很淒慘；
　　這次經驗讓他決定推開舒適圈，花十年以上的時間練習，
　　18年來，他至少累積1,000場以上的企業提案經驗，從辦公室講到大飯店。

　　他說，我的簡報沒有一貫標準，也沒有個人風格，只有「模組」：
　　我能把同一個產品用365種方式說明（從年頭說到年尾，版本都不同），
　　讓總經理到基層員工、從經銷商到客戶，通通都聽懂然後點頭。

　　◎同一產品，微軟使我能用不同版本連說一整年：
　　‧同一個產品簡介，日本版會怎麼做、美國版會怎麼做？你要如何改良成臺灣版？
　　‧同一個主題，怎麼拆成10分鐘版、30分鐘版、1小時甚至是一天版？
　　‧當臺下聽眾從基層員工換成高階主管時，你要怎麼改內容？
　　‧同一份簡報，早上講跟晚上講，語調要怎麼轉換與表達？
　　‧簡報不外乎解決兩件事：如何解決我的問題、如何讓我獲利賺錢。
　　怎麼針對不同目的做修改？本書提供檢核清單。
　　作者還自創「白板簡報」，特別適合用來跟企業大老闆溝通。

　　◎分析聽眾的六問──怎麼同時對總經理與基層簡報：
　　‧一位才40歲的專業經理人，怎麼對臺下60歲的老總簡報？
　　‧如果這份簡報要談數位轉型，有可能讓臺下的主管中年失業，你該如何表達？
　　‧主管是業務出身，你該從業務角度還是技術專業向他做簡報？
　　作者給你「簡報對象輪廓分析表」，快速分析聽眾背景不被打槍。

　　◎用戶場景分析──應付4種場合、8種客戶：
　　‧同樣一個產品，你如何對金融業、服務業、與高科技製造產業等不同產業說話？
　　‧在客戶會議室做的簡報，可以拿到五星級大飯店用嗎？若換成度假休閒會館呢？
　　簡報場景分析表會讓你知道，為什麼你的產品這麼好但就是拿不到訂單。

　　作者任職高科技產業超過18年，
　　他說，這行業最厲害的業務多半來自IBM，
　　但最會用簡報做行銷的，就是微軟的產品經理。

　　本書特別提供微軟最常用的4種場合、8種客戶的簡報模組，全圖解呈現，
　　讓你直接套用，你還能點開影片，由作者獻聲說明！

各界推薦

　　台灣微軟企業服務事業群總經理／丁維揚
　　BDO副總經理、B2B業務行銷專家／吳育宏
　　職人簡報與商業思維專家／劉奕酉
　　知名專欄作家／黃大米
　　「文案的美」創辦人／林育聖
　　職涯顧問師／郭南廷
 

 

作者簡介

蘇書平

　　現任先行智庫／為你而讀執行長，曾任微軟資深業務應用經理和威睿（VMware）資深通路業務商業開發經理和資深技術顧問，在高科技製造和資訊業服務18年，歷練包含業務、通路、產品行銷、業務支援、專案管理及技術研發等不同部門，擅長於擴展新產品和新市場，並於2016年創業，目前致力於推廣未來教育。

　　榮譽：
　　＊超過50張國際證照
　　‧ATD學習效果評估認證
　　‧CIBC國際商業策略顧問認證
　　‧Strategyzer價值創新認證
　　‧英國倫敦大學UCL未來教育
　　‧美國哈佛學院HU和維吉尼亞大學UVA－設計思考認證
　　‧美國達特茅斯學院Dartmouth塔克工商管理學院－全通路服務認證
　　‧法國INSEAD－商業創新認證
　　‧Visualize ValueSelling B2B業務銷售認證

　　講師經歷：
　　‧臺灣大學教育推廣部管理碩士學分班創新創業共同教師
　　‧臺灣大學和臺北大學創新創業中心業師
　　‧經濟部中小企業總處講師
　　‧行政院青創北區和中區基地業師
　　‧科技部FITI創新創業激勵和遇見新創計畫科技和行銷業師
　　‧資策會DIGI+ Talent業師
　　‧微軟／VMware大型研討會講者

 

 

推薦序一 兼具大方向和小細節，便能打動人心／丁維揚
推薦序二 科技越進步，面對面簡報能力越重要／吳育宏
推薦序三 魔鬼藏在細節裡，天使跟著口碑來／劉亦酉
作者序 專精，從複製別人的模組開始

前言 沒有萬用型簡報，你得將模組拆解與組合
第一章 我的簡報沒有風格，想聽什麼就能變換出什麼
第二章 同一產品，微軟使我能用不同版本連說一整年
第三章 分析聽眾的六問──怎麼同時對總經理與基層簡報
第四章 用戶場景分析──應付四種場合、八種客戶
第五章 客戶做不出決定……微軟教你，用5W2H幫他
第六章 從外商學到的思維，我能提出解決問題的方案
第七章 微軟內建軟體功能，強化你的說服力
第八章 上臺前的準備
第九章 聲調、速度、肢體表達，決定你的成功率
第十章 簡報後──如何避開被拒絕的障礙？
結語 簡報是工作必備的能力，更是求職的利器


 

 

序

　　專精，從複製別人的模組開始

　　我第一次上臺簡報，是17年前在一個金融客戶公司的會議室。那時候我出社會2年了，在一家公司擔任技術工程師，主要負責產品的規劃和安裝。那天我和公司業務Jimmy一起拜訪某個金融產業客戶，會議室坐了大概十個人，包括客戶的主管。我原本以為Jimmy會上臺講這次的產品簡報，結果一到現場他對我說：「Steve（我的英文名），這場簡報就交給你吧！」我當下非常錯愕，因為我根本沒有準備，只好硬著頭皮上臺。人生第一次的重要簡報就在滿頭大汗和雙腿發抖下結束了，事後客戶還對Jimmy說：「下次請你們家的小老弟別這麼緊張。」

　　因為這次慘痛的經驗，我決定平時就開始練習。其實那段時間我有很多機會去聽一些廠商辦的產品簡報說明會，但當聽眾和講給別人聽是完全不同的。於是我開始利用平常和主管出門，或者是陪同合作廠商如易安信（以下簡稱EMC）、昇陽電腦（以下簡稱SUN）的前輩外出拜訪業務時，把他們說的話默默記在筆記本裡，等到下班就在家自我練習，把當天前輩和合作夥伴的說話方式還原。

　　等到下次出門跑業務時，我會跟前輩或主管說：「這次換我試看看，如果我講得不好，再請你幫我補充說明。」到了下班時間，我會向在外商工作的資深業務或技術經理請益，問他們有沒有不錯的客戶簡報檔可分享給我，之後再利用他們提供的範本在家練習。這樣的習慣至少維持了10年，自己的簡報功力也就快速提升。

　　另外，我還會針對自己較不熟悉的產品，或特殊產業的簡報場景練習，因為不同的產業都各有一門領域知識（Domain Knowledge）；另外在資訊服務業，公司常會代理很多美國科技公司的新產品或服務來銷售，我們就要學著用簡報去介紹這些產品與服務，但新產品的知識多半和舊產品全然不同。幸好，美國科技公司都會編制幾個產品相關專家（如技術顧問或產品經理），必要時陪同我們向客戶介紹。

　　前二次我通常會請專家幫我，第三次就由我獨自拜訪客戶。原因有二，一是唯有真正上場，才能抓到新產品銷售的眉角；二是，如果我們老是要請合作方的專家幫忙，他們也會覺得你公司不夠專業，因為我們的角色就在於幫美國科技公司開拓臺灣市場。所以當我可以講述的產品種類或產業逐漸增廣，我對簡報的思考也更有深度、廣度。

　　上述經驗對我後來加入全球第四大軟體公司威睿（VMware）和第一大軟體公司微軟很有幫助，因為在這兩家公司當中，我得訓練經銷商介紹公司的產品與服務。

　　我家的產品，用別家的邏輯銷售

　　除了做這些練習，我也會閱讀各種不同資訊大廠─像是EMC、國際商業機器公司（IBM）、思科（Cisco）等公司產品的簡報檔案、原文資料，還有世界知名顧問公司的研究報告，並參加不同類型的國際研討會。透過每天的觀察研究和面對客戶的實戰，我開始掌握國際級公司的簡報思考架構邏輯，並且像剝洋蔥般，把這些公司的方法論拆解出來。

　　在我任職資訊服務業的18年間，最擅長培養業務人員的公司非IBM莫屬，最擅長培養行銷和產品經理的則是微軟；此外EMC和SUN的顧問服務文件做得非常專業，思科則是把線上學習系統做的非常簡單。上述國際級的資訊大廠都自有一套管理和訓練方法論，我藉著每次和前輩工作的機會，一點一點見習，拼湊出我需要的簡報資訊，就可以把產品用最簡單、專業的方式，在客戶面前侃侃而談。

　　此外，我也會利用「交叉比對」練習法。例如思考同樣類型的產品簡報，不同的廠商會如何介紹？為什麼IBM會用這種方式，惠普電腦（以下簡稱HP）會用另一種方式來介紹？雖然我是銷售IBM的機器，但我會套用HP的邏輯去說明；即便我負責賣SUN的Java軟體（按：程式設計語言與運算平臺），但我會試著用微軟的軟體銷售邏輯來表述。這樣才能跳脫原有的思考框架，展現出和競爭廠商的風格差異。

　　利用下班時間培養老闆思維

　　再後來我又遇到一個新的挑戰，當時我的職稱是技術顧問，平時做的簡報都非常技術且專業導向，但那次面對的客戶是通路商聯強國際。事前客戶曾提醒我一件事：「下次會議公司的高階主管會參加，你要多用5W2H的角度去說明你們的產品。」（關於5W2H見第五章）；而且跟我強調，要站在他們公司的立場，思考整個專案的效益、執行計畫，少用專業名詞、術語。

　　結果當天簡報結束後，我還是被告知說太技術導向，客戶的高層無法理解，購買這個產品到底能為他公司帶來什麼好處。我因此從中汲取教訓─任何的簡報都必須「站在對方的立場去思考」。

　　如果你是聯強國際的專案承辦人，你要怎樣讓主管採用你推薦廠商的產品及服務？因為高階主管重視的不外乎如何降低成本，以及如何增加營收。萬一你的提案沒辦法幫主管完成公司給他的目標，主管也很難點頭、你拿到預算的機會就不大。

　　此外，你也必須對臺下聽簡報的人有相當的了解，比方說，他公司目前所處的產業現況及其背景，因為一旦功課作不足，你上臺時就很難回答出上述兩個重點─成本與營收。

　　聯強的失敗經驗，讓我養成一個工作習慣：定期看產業趨勢研究報告、負責的客戶的年報。這些基本功做足了，你的簡報才能打進客戶的心裡。要讓對方感到你有站在他的立場去思考，這樣的角度即為「同理心法則」（empathy）。

　　當時的我工作才3年，經驗有限，要如何能「站在老闆的立場思考」，又要懂這麼多產業？除了前述基本功之外，我每個月會看非常多的商業相關雜誌與報紙，包含《商業周刊》、《今周刊》、《經濟日報》、《遠見天下》雜誌等，而且一有空檔就去參加上市櫃公司老闆的講座，讓自己可以用更高的角度，辨識客戶的需求。

　　這本書從簽約到整本書完成，大概耗時我兩年多的時間，為什麼會花這麼久的時間？因為我想寫一本完全不同於市面上、專屬於臺灣人風格的簡報書。

　　臺灣每年都會出很多關於如何做簡報的書，我也因為身為「為你而讀」執行長，常會收到出版社的新書推薦邀約，另外，我也會在亞馬遜網路書店買一些國外的電子書來看。但我發現，這些書似乎少了關於人、事、時、地、物的細節，且多數為來自日本或美國的翻譯書，比較屬於片段性的知識內容，有的偏重在美學與圖表設計，有的偏重在表達與溝通，或者只專注在PowerPoint的功能上。

　　但真正在職場所需要的簡報，其實是一個工作流程管理的概念，必須考慮到簡報前、簡報中、簡報後的每一個工作環節，才能做出做出一份好的簡報。所以，我試著想寫一本跟市面上書籍不同風格的簡報書，分享我過去20年的工作經驗給讀者。

　　所以我寫這本書，感覺有點像是在寫自己過去的經驗回憶錄，每次寫到一個段落，就會打開我過去存放在硬碟裡的PPT，看看有哪些內容真正可以幫助到讀者。我今年（2019年）剛好工作滿20年，過去任職於不同規模大小的公司，遇到各種不同溝通風格的主管，讓我比其他人能有更多元的簡報經驗，並透過簡報能力不斷提升自己在職場的競爭力，舉凡面試、客戶提案、內部主管會議或跨部門協調，都藉由簡報讓我的溝通變得更有效。

　　在今年春節，我甚至加班待在公司五天把整本書重新再寫過一次，可能也和完美主義的個性有關。因為我平常就會舉辦簡報公開班和企業內訓，所以每次上完課，我對這本書就產生新的想法，於是又想增加更多新東西給讀者。

　　我在重寫的過程中，試著把自己以前的經驗設計成圖表，也增加了線上影片提供給讀者學習，希望透過這種方式讓你感到不光只是在讀一本書，而是可以利用這些圖表真正改善遇到的問題，用有系統的方式提升工作能力。

　　我覺得想做出最好的簡報，真正的關鍵其實是在思考，你必須對要表達的整件事的脈絡非常清楚，才能好好構思出一份好的PPT，絕對不是一開始埋頭製作。簡報對我來說，有點像是製作一部電影，自己就是電影的編劇與導演。要如何根據不同的工作情境，設計一場說服對方採取行動的簡報，就是一種藝術。

　　我很高興花了兩年多的時間，終於完成了這本書。希望各位讀者透過書中不同情境的個案說明，得到不一樣的閱讀收穫。

推薦序

兼具大方向和小細節，便能打動人心

台灣微軟企業服務事業群總經理／丁維揚

　　在競爭激烈的市場裡，若企業有好的提案或產品，但缺少優秀的簡報推廣，反而無法引起注意，非常可惜。所謂「工欲善其事，必先利其器」，或許這個道理已經是老生常談，但在商業領域中，「工具」是搶得訂單的關鍵，也就是本書的主題──簡報。

　　我和作者認識多年，他在工作上總是全力以赴，過去和他共事時，經常看到他東奔西走的身影，正是為了向客戶做簡報前，用心蒐集、整理產品或服務的相關資料，致力於將完整的資訊呈現在客戶的面前。這次，他把在高科技製造和資訊業服務十八年累積的豐富經驗，濃縮整理成這本書，並依照想要強調的簡報重點分成十章。

　　本書最主要的重點在於模組，第一章開門見山的提到，微軟會提供許多專業又精美的簡報範本給員工，如果員工能根據不同的溝通對象，將模組簡報重新拆解與組合，就能針對同一個產品，在不同的場合、對不同的客戶做說明，成效還事半功倍。

　　除此之外，本書不斷強調：「所有簡報目的都只有一個，就是讓對方採取你要的行動。」書中一步步帶讀者思考，若你想說服他人，應該如何建立簡報思維，找到痛點和需求，明確指出溝通對象有興趣的內容；本書也提到許多發表簡報時必須注意的細節，例如第八章提到上臺前的準備，作者甚至說他通常會提早到會場演練，扮演最後一排的聽眾，確認螢幕字體和顏色是否清楚，正是魔鬼藏在細節裡。本書從簡報的結構安排，到如何站在溝通對象的角度思考都有詳細的解說，兼具大方向和小細節的說明。

　　我覺得這本書厲害的地方在於，作者除了具備豐富的職場經驗、擅長做簡報，還是一流的講師，所以關於簡報，他知道讀者最迫切想知道的內容是什麼、如何以讓人清楚明瞭的方式解說，甚至連讀者沒想到的也寫進去了。如果你苦於不知道該如何做簡報，或是明明用心做簡報卻無法打動他人，我非常誠摯的推薦你閱讀這本書。

科技越進步，面對面簡報能力越重要

BDO副總經理、B2B業務行銷專家／吳育宏

　　對比今天和20年前，商務人士做簡報的環境有很大的差別。

　　在過去影音技術還不夠成熟、網路頻寬也受限的情況下，簡報依靠的是面對面的溝通技巧。早年我在震旦行擔任影印機銷售人員時，出門隨身帶著一只皮箱，裡面有新上市產品的型錄、報價單、合約等文件，甚至連自己的簡歷和照片都製作成一頁「個人介紹」，整齊的歸檔在一個透明資料夾內。

　　當時若有機會介紹產品，銷售人員必須能翻著資料夾，流暢的向客戶做簡報──連型錄排放的順序、翻頁的時機、說明的方式，都要經過大量的事前演練，免得正式上陣時手忙腳亂。

　　如今有許多簡報工作，已經被科技取代。銷售人員進到客戶辦公室之前，客戶早已瀏覽過供應商的網站、影片、媒體報導，還有社群媒體上的各種正、反面評論。透過搜尋引擎的協助，客戶甚至有可能掌握比銷售人員更廣泛、更深入的產品資訊。說得更直接一點，有很多簡報在你還沒打開投影機之前，早就已經完成了。

　　有人會問：「所以『簡報技巧』越來越不重要了嗎？」我認為正好相反。正因為很多資訊在正式簡報前已經傳達給客戶，也就是那些「價值較低」的簡報工作已透過科技完成，客戶對正式簡報會有更高的期待。他們對平鋪直敘的內容越來越沒耐性，也不想聽太多背景介紹，而是要你直接端出牛肉。同時，客戶也期待在簡報過程有更多互動，你能更及時、更準確的回答他們的問題，如此才能區別出你和「Youtube」的差異。

　　當面對面簡報的機會變得更珍貴，簡報的「機會成本」變得更高，你說「簡報技巧」是不是變得更重要？

　　既然科技大幅改變了我們做簡報的環境，如果由一位科技人來談論簡報技巧，想必讀者更能夠感同身受。本書作者是「為你而讀」執行長，他在科技業有豐富的實戰經驗，這本書仿佛帶你回到他一次又一次的簡報現場，從分析簡報的聽眾、場景、主題到內容，鉅細靡遺的整理出各種心法和技巧，是一本非常實用的簡報技巧指南，我鄭重的向讀者推薦此書。

魔鬼藏在細節裡，天使跟著口碑來

職人簡報與商業思維專家／劉奕酉

　　近年來，簡報可說是職場新顯學。無論是職場工作者或是斜槓自雇者，都不能只是透過專業知識與技能來創造價值；他們更要懂得如何展現價值，而簡報絕對是最常用的形式。

　　我常思考一個問題：現在取得簡報學習資源的管道越來越豐富，軟體的功能也智能化，甚至人工智慧的導入也讓使用者可輕鬆的做出水準之上的效果。那麼，簡報為何依然成為這麼多人眼中的難題？即使讀了很多本簡報技巧書、報名課程，但在面對真實的工作與商業場景時，還是無法有效利用簡報解決問題，讓老闆採用你的企劃、讓客戶買單。

　　有一次我在微軟進行一場簡報培訓，對象是一群MACH全球菁英計畫（MACH Program）的員工，他們預計在為期一年的職涯訓練後，用六分鐘的時間，向總經理針對這一年來的工作成果進行簡報。

　　對他們來說，說話技巧肯定不是問題，問題在於這6分鐘該達成什麼目的？如何達成？我被賦予的任務是，協助他們做出讓總經理滿意的報告、展現出個人特質與優勢，以及團隊合作的精神。我的建議是：不是報告你做了哪些事、如何做到的，而要將重點放在：為什麼你會想這樣做？對組織與微軟的關聯及重要性？以及創造了什麼價值？面臨哪些阻礙，又是如何善用同儕的資源與能力突破。

　　我與作者在兩年多前結識，當時他正式創業，全心投入「為你而」的事業，而我也離開職場成為知識型自雇者。不同的是，他是以打造一間社會企業，並透過閱讀與學習改變臺灣為使命，這是最令我感到深深欽佩的一點。由於我與作者的職場經歷背景相似，都在高科技產業當過工程師、業務，也有豐富的簡報經驗，在幾次交流後，成為創業路上的朋友。

　　作者在書中強調：好的簡報不只追求美學與設計，溝通技巧與理解能力決定了你如何展現價值的成效，問題分析、商業談判技巧也影響了商業活動的成敗。成功簡報的目的，就在於如何讓對方聽完後採取行動。要讓客戶買單，簡報前就得做足分析與準備，掌握簡報的目的、對象與場景三大要素，再把蒐集的內容素材，組裝成合適的簡報流程。

　　此外，書中也提供了許多模組化的分析表格與應用場景，並提及如何運用微軟功能提升簡報的質感，相信肯定有助於讀者增進簡報品質。

　　不同簡報的對象千萬不能「一視同仁」。好的簡報只需要做到80分，剩下的20分則是現場與客戶的互動，這得藉由平時的簡報練習來累積培養。

　　本書分享了學習方法就是「刻意學習、故意練習」，從觀察、模仿他人的簡報表現與蒐集個案開始學習，來提升自己的功力；然後創造實戰機會來練習，從中驗證所學技巧與汲取經驗。

　　魔鬼藏在細節裡，天使跟著口碑來。專業表現與致勝關鍵，往往就隱藏在這些細節中，而成功經驗的累積，也終將轉化為口碑，創造出職涯躍升的機會。這本書適合從事銷售與商業開發的職場工作者，同時我也推薦給希望透過簡報有效解決問題、展現個人專業價值的你。
 

 

同一產品，微軟使我能用不同版本連說一整年
 
每次進行企業內訓的簡報課程時，我最常問學員的一個問題就是：「你這個簡報是在應付你的客戶或主管，還是真的想說服他？」如果你的這份簡報連自己都說服不了，你又如何期望對方會為你的想法買單？
 
我在微軟曾有一個關於雲端物聯網及大數據分析的客戶提案，整整花了一年以上的時間，拜訪過的大大小小部門超過23個，溝通對象之間的專業領域完全不同，有業務行銷、技術研發、法務到資訊IT，且這些部門負責的產品線也有極大的差異，從智能醫療、智慧型手機、筆記型電腦，到智慧建築、穿戴式裝置、機器人等。
 
所以這一年多，雖然我天天拜訪的都是同一家公司，但每一次要準備的內容都完全不同。有的時候可能一週5天，天天都要開車拜訪。你可以想像一下，如果請你連續5天都講不一樣的東西，你會如何準備這些資料？這種簡報最大的壓力，是必須根據當天和客戶開會的討論內容，在會後的隔一天就準備好另外一套素材。
 
我在微軟學到的一個工作秘訣，就是想辦法把簡報根據不同的銷售階段或討論目的，設計成模組化的範本。下一次再拜訪其他客戶，只要先搞清楚會議的目的，就可以快速做出一份專業的內容。
 
而微軟也把這樣的邏輯運用在內部營運管理會議的溝通。在這樣的公司上班，一天開七、八個會議是很正常的事，尤其到了每年的年度商業計畫報告期間，要做的PPT更是不少，通常這種年度計畫的討論時間至少需要一至兩個月以上的時間，所以美國總部也會針對不同部門、不同月分與每週要討論的事項與開會決議後的跟催行動，設計出各種類型的商業計畫範本。
 
大家只要時間到了，自行上公司內部網站下載相關的營收報表與簡報範本研究，透過這樣的工作方式，就可以讓會議溝通變得更有效率。
 
接下來，我就要告訴大家，如何把簡報模組化。所有簡報目的都相同，就是讓對方採取你要的行動。所以在做簡報之前，應該先做分析，先搞清楚，這次要達到的目的是？從終點反推簡報該如何做。